Ce que vous devez savoir avant d’embaucher un assistant virtuel

Le développement de l’assistanat virtuel peut être considéré comme un chemin normal vu l’évolution de l’ensemble des métiers aujourd’hui pratiqués dans le monde, ainsi que l’évolution des besoins des entreprises qui souhaitent notamment gagner en efficacité tout en faisant des économies en termes de budget.

La mutualisation des ressources dans une optique d’optimisation des coûts pourra naturellement vous pousser à vous tourner vers une solution comme celle-ci, dès lors que vous souhaitez rester efficace et conserver la même vitesse dans vos actions. Si cette solution est intéressante sous bien des angles, il est tout de même indispensable que vous ayez certaines règles à l’esprit, pour que ce qui devait être une solution ne se transforme pas en problème par la suite.

Voyons donc quelques éléments à avoir à l’esprit lorsque vous voulez engager un assistant virtuel.

1. Pensez à embaucher un assistant personnel en ligne dans un fuseau horaire qui convient à vos activités

Devait-on le préciser ?

Il s’agit ici d’un point plus que critique si vous souhaitez « rentabiliser » votre choix. N’allez pas prendre un assistant virtuel avec qui vous avez par exemple 10 heures de décalage horaire. Vous ne pourrez pas l’utiliser de manière efficace. Oui. Quel que soit le niveau d’ingéniosité de votre assistant, il ne sera pas au top de son efficacité au milieu de la nuit.

2 ou 3 heures de décalage pourraient être acceptable, si vous voulez vraiment profiter de votre assistant virtuel. Un peu de décalage horaire a ceci d’intéressant que vous êtes quasi certain que votre assistant se lèvera toujours avant vous.

N’est-ce pas merveilleux ?

1. Choisissez une entreprise d’assistanat virtuel dont les langues principales correspondent aux langues principales de votre business

A quoi ça vous servira d’aller chercher un assistant virtuel qui communique bien en français alors que votre langue business c’est l’anglais, ce qui inclut notamment vos interlocuteurs ou encore les documents d’affaires que vous devrez éditer.

Que votre assistant virtuel potentiel vienne de votre pays ou pas, l’une des plus grandes nécessités demeurera la capacité à interagir dans la bonne langue au bon moment. Pensez-y sérieusement.

1. Vous pouvez embaucher un assistant virtuel spécialisé

Il existe en effet des assistants virtuels qui sont spécialisés dans des domaines précis. Il peut s’agir du management, ou encore du marketing. Vous pourrez même en trouver qui soient spécialisés dans l’assistance juridique.

Ces derniers sont souvent embauchés sur des périodes spécifiques, et généralement pour des projets à court ou moyen terme. Quoi qu’il en soit, ils interviennent habituellement de manière ponctuelle et peuvent faire preuve d’une très grande efficacité sur les projets pour lesquels vous sollicitez leur intervention ;

1. Vous devez être prêt à payer le prix, en temps et en heure

Si on se tourne habituellement vers des assistants virtuels parce que de prime abord ils nous reviennent moins cher que des assistants qui sont présents physiquement au bureau tous les jours ouvrables, il faut tout de même être prêt à payer le prix de cet assistanat, et surtout le faire en temps et en heure.

Faites une évaluation de ce que ça vous coûterait d’avoir quelqu’un sur place et faites votre choix en votre âme et conscience.

Gardez tout de même à l’esprit que la position que tient un assistant dans votre entreprise ou votre projet, vous instruit d’être diligent sur la question des paiements.

1. Ça nécessitera un temps d’adaptation

Pouvez-vous concevoir un temps d’adaptation plus court avec un assistant virtuel qu’avec un assistant physique ? Quelle que soit la force ou l’ingéniosité de l’assistant virtuel que vous recruterez, vous devez savoir qu’il aura besoin de s’adapter, notamment à :

• Votre activité
• Votre mode de communication
• Vos méthodes de travail
• …

Les assistants virtuels ne sont pas des faiseurs de miracle. Il ne faut pas trop leur en demander.

1. Vous pouvez passer par une agence

Il existe des agences qui fonctionnent comme des agrégateurs d’assistants virtuels. Le cas échéant, vous pouvez vous faire accompagner par l’une d’entre-elles pour le choix de votre assistant virtuel. Ces entreprises spécialisées peuvent, après échanges avec vous, vous faire la proposition qui siéra le mieux à vos besoins.

Vous pouvez donc vous faire aider pour trouver celui ou celle qui sera l’aide la plus efficace pour vous.

L’assistanat virtuel est une aubaine pour les entreprises de toutes tailles. Si beaucoup l’ont constaté, il n’en demeure pas moins qu’avant de se ruer vers un assistant virtuel, il est important d’avoir à l’esprit des éléments relativement importants qui vous permettront d’optimiser au mieux votre expérience avec un assistant virtuel.

S’il vous est déjà arrivé de recourir aux services d’un assistant virtuel, nous serons heureux d’en savoir plus en commentaires.