8 étapes pour organiser un atelier de design thinking

La recherche est un processus continu inhérent à tout type d’organisation. Il s’agit, de manière permanente, de trouver des moyens de rester à jour eut égard aux évolutions de l’environnement dans lequel on évolue, ainsi que de créer de nouveaux moyens de « satisfaire » les parties prenantes.

Le design thinking qu’on appelle aussi, en français, conception créative ou encore démarche design, est une méthode qui allie à la fois pensée intuitive et pensée analytique, et qui permet d’aboutir à ce qui est décrit plus haut : innover.

L’université de Stanford aux Etats-Unis (à l’origine de la méthode), a ainsi voulu mettre sur pied une démarche pour « encadrer » le processus créatif, tout en conservant son efficacité en évitant donc de le « brider ». Ce serait plus qu’indiqué que de vous y mettre au sein de votre organisation.

Vous organiseriez donc ce qu’on va appeler des ateliers, qui permettront de donner une direction claire à vos séances de travail. Vous vous doutez bien que de tels ateliers, ça se prépare, et encore plus, lorsque vous n’en avez pas l’habitude. Voici quelques étapes pour vous aider à vous en sortir.

• Planifiez votre atelier de design thinking avec précision

Bien évidemment ! Ceci vaut même pour tout type d’activité que vous souhaitez réaliser. Vous devez, bien avant, bloquer votre agenda et anticiper sur l’ensemble des activités à mener le jour J. Ceci induit la réalisation d’un planning détaillé qui vous servira de boussole sur le chemin, qu’il s’agisse d’un atelier à distance ou en présentiel.

• Identifiez et communiquez les objectifs

Pour ne pas vous retrouver à « tourner en rond ». Vous devez définir de manière claire les objectifs de l’atelier, afin d’adresser, aussi précisément que possible, le problème à résoudre. Vous devrez ensuite le communiquer suffisamment tôt pour permettre aux participants de se préparer comme il se doit.

• Préparez tout le matériel nécessaire pour réaliser les travaux prévus

Dressez une liste exhaustive de ce dont vous avez besoin et assurez-vous de cocher toutes les cases lors de l’acquisition du matériel : murs blancs, pos-its, scotch, stylos, crayons et feuilles de papier, surligneurs, schémas, règles… les participants ne doivent manquer de rien lorsqu’il s’agit de laisser parler leur créativité. 

• Choisissez bien votre (vos) facilitateur(s)

Lors d’ateliers de design thinking, qui réunissent souvent des personnes qui n’ont pas l’habitude de travailler ensemble, des personnes venant d’équipes différentes, il est important d’avoir un facilitateur qui saura faire preuve d’empathie et de neutralité. Il faut quelqu’un qui saura en même temps faire respecter le programme à suivre, tout en guidant et stimulant les équipes, dans la bonne humeur.

• « Recrutez » les participants de manière stratégique

Les équipes de design thinking doivent être pluridisciplinaires. C’est ce qui donne de bonnes garanties en termes d’efficacité et de qualité des travaux réalisés. Le design thinking permet justement de mettre en commun plusieurs disciplines pour arriver à des résultats suffisamment inclusifs. Le facilitateur devra se rassurer que chacun ait l’attitude qu’il faut pour être ouvert aux points de vue des autres membres de l’équipe.

• Présentez clairement et suffisamment les bases de la méthode

Ça doit être suffisamment clair et compris par l’ensemble des participants. S’ils ne comprennent pas la méthode, ils ne sauront l’implémenter et en tirer profit. Faites-le donc dans les mails que vous enverrez pour inviter les participants à l’atelier, ainsi que dans les relances, tout comme au moment de l’ouverture de l’atelier.

Vous comme eux devez comprendre que les travaux de design thinking relatifs à un problème à résoudre ne se limitent pas à 1 seul atelier.

• Créer une nouvelle énergie entre les participants

Avec des équipes pluridisciplinaires, vous devez anticiper sur « l’épaisseur du mur de glace » à briser. Vous devez donc être capable d’insinuer une « nouvelle » dynamique entre les participants. Ceci passe notamment par la préparation des « ice breakers ». Il peut notamment s’agir de petits jeux interactifs. Quoi qu’il en soit, vous devez en avoir sous le manche.

• Soyez réaliste quant au timing des activités

Etablissez les programmes des journées de manière réaliste, tout comme l’organisation du contenu des activités. Une journée ne devrait pas abriter plus de 4 ateliers, et chaque atelier ne devrait pas avoir plus de 20 minutes de présentation powerpoint. Quel que soit le niveau d’intérêt porté par vos participants, les niveaux d’attention iront décroissant de manière accélérée si vous « abusez » des présentations.

Le design thinking est une méthode qui a prouvé, à suffisance, sa qualité et son efficacité. Elle n’est pas juste quelque chose de « tendance » que vous devez « aussi » adopter. Vous devez  la comprendre et vous l’approprier de manière profonde pour pouvoir la communiquer et l’intégrer dans le quotidien de votre entreprise.

Planifiez bien et dotez-vous des moyens nécessaires pour la bonne conduite de vos ateliers. Vous avez besoin d’aide ? Laissez-vous accompagner par des professionnels pour ce faire.