Choisir le meilleur logiciel de Gestion Electronique des Documents (GED)
La Gestion électronique des documents, communément appelée GED, peut aujourd’hui être considérée comme le basique, le strict minimum que toute entreprise devrait implémenter pour gagner en efficacité et en temps dans la création, l’organisation, le classement et la transmission de documents de tous types.
L’utilisation de logiciels de GED (EDM – Electronic Document Management / DMS – Document Management System en anglais) vous permet de faciliter l’accès aux documents, surtout si vous avez un volume de documents important à gérer, quelle que soit la taille de votre entreprise.
Cependant, vous ne devez pas vous ruer vers n’importe quel logiciel de Gestion Electronique de Documents. Qu’il s’agisse d’un logiciel de GED gratuit ou payant, vous devez sélectionner celui qui correspond le mieux à vos besoins, à votre organisation interne, et, bien évidemment, à votre budget.
Les logiciels de Gestion Electronique des documents : le plus important à savoir
Ce qu’on reproche le plus aux logiciels de GED gratuits comme payants, c’est leur complexité (apparente ?). La gestion du changement en interne est déjà assez complexe comme ça pour avoir à y ajouter l’utilisation d’un logiciel visiblement complexe.
Vous devrez en réalité en faire « la promotion » au sein de votre entreprise, afin que tout le monde adhère et comprenne les avantages d’une telle solution. Ceci marque un point concernant les éléments devant guider votre décision dans le choix de votre logiciel de GED : la facilité de prise en main.
Est-ce que l’interface du logiciel que vous désirez choisir est intuitive ? Combien faut-il franchir d’étapes pour réussir à réaliser une opération dans le logiciel ? Les transactions à réaliser de manière courante suivent-elles un processus qu’on peut qualifier de lourd ?
Vous devriez vous faire accompagner par un professionnel pour choisir votre logiciel de GED.
Intégrer les logiciels de GED dans la vie courante de l’entreprise
Ce qui est certain, c’est que quelles que soient les magnifiques fonctionnalités offertes par les logiciels de GED, vous devrez intégrer le travail à faire pour le faire accepter au sein de votre entité, mais pas seulement. Il devra être adopté.
Vous devrez faire le point de manière très régulière pour évaluer la vitesse de vos processus depuis « l’entrée » du logiciel dans « votre vie ». Si vous constatez des ralentissements (ce qui peut être normal au début), penchez-vous convenablement dessus et déterminez-en la cause. S’agit-il de difficultés de prise en main ? S’agit-il de rejet ? Ou alors, est-ce le logiciel en lui-même qui, tel qu’il est conçu, ne sied pas à votre organisation ?
Vous pourriez éventuellement être amené à changer de logiciel de GED. Ce n’est pas une fatalité. Le meilleur logiciel de GED pour l’entreprise X pourrait être un véritable problème pour votre entreprise. L’adéquation reste le critère principal de choix d’un tel logiciel. Prenez donc le temps, avec un professionnel, d’analyser vos besoins en miroir avec les fonctionnalités offertes par les logiciels de GED qui vous sont proposés, et faites votre choix.
Quelques logiciels de Gestion Electronique des Documents
Voici quelques logiciels de GED que vous pourriez intégrer dans votre activité courante. Ils ne sont pas classés par ordre d’importance.
1. Alfresco Digital Business Platform
Alfresco s’intègre facilement avec de nombreux logiciels utilisés de manière courante par les entreprises de toutes tailles. Le logiciel dispose d’une plateforme web, et vous pouvez l’utiliser en mobilité, comme sur poste fixe. Ce logiciel de GED vous permet de capturer des documents papier à l’aide d’un scanner. Vous pourrez également, entre autres, contrôler, stocker et gérer les documents et même les images.
2. Docuware
Le logiciel de GED Docuware jouit d’une solide réputation en France. Il faut dire qu’il a été élu meilleur logiciel de GED en 2019.
Ses forces : la rapidité de déploiement et l’adaptabilité des workflows. Voilà deux critères intéressants si vous revenez à ce qui a été écrit plus haut concernant l’intégration de ces logiciels au quotidien de l’entreprise. Docuware vous permettra donc d’éditer et gérer des documents, et est également compatible avec un grand nombre de logiciels déjà utilisés de manière courante en entreprise.
3. Appic Documents
Appic est une entreprise qui a déjà plus de 30 ans de vie, qui affirme que 30 millions de documents sont produits tous les mois via leurs solutions de Gestion Electronique des Documents. Leur logiciel de GED permet notamment d’extraire des informations depuis des documents numérisés. Vous pouvez également y configurer un circuit de validation des documents, et gérer tous les formats de fichiers.
Pour choisir votre logiciel de GED, retenez que le plus important est qu’il corresponde effectivement à vos besoins. Il est important qu’il puisse être déployé rapidement et facilement pris en main par vos collaborateurs, au risque de provoquer l’effet inverse, et donc des ralentissements vraiment mal venus.
Il est également préférable de vous faire accompagner par un professionnel dans ce processus. Il vous aidera à définir vos besoins de manière précise et à sélectionner le logiciel le plus en adéquation avec ces derniers. Il vous aidera ensuite à le déployer rapidement et efficacement, et vous accompagnera dans la prise en main et la formation de vos équipes, pour réduire les risques de goulot d’étranglement.
Vous commencez quand ?
